Sammen med den digitale maskotten Timm jobber Thorbjørn Moen, finansbyråd Robert Sten og Ingvild Sundby for å gjøre Oslo til den ledende digitale kommunen i landet. Foto: Christian Boger
Sammen med den digitale maskotten Timm jobber Thorbjørn Moen, finansbyråd Robert Sten og Ingvild Sundby for å gjøre Oslo til den ledende digitale kommunen i landet. Foto: Christian Boger

Har du nettopp flyttet til byen? Da bør du sjekke mailen din for velkomstbrev

Oslo kommune satser hardt på å skreddersy digitale løsninger for hver enkelt innbygger. Personlige velkomstbrev ved innflytting er bare begynnelsen.

Publisert Sist oppdatert

Alle som har flyttet en eller flere ganger i livet vet at flytteprosessen kan være stressende nok med tusenvis av gjøremål. Ikke bare skal familien ha få med seg alt fra den gamle boligen, men den skal også finne seg til rette i ny bolig og nye omgivelser. Kommer en utenfra og flytter til et helt nytt sted, er utfordringene relativt mye større enn om flyttingen skjer internt i samme by eller område.

Kommer en utenfra til hovedstaden for første gang er spørsmålene gjerne flere enn hva man hadde trodd. Hvor skal jeg gå på skole? Hvor kan jeg finne en ny fastlege? Hvordan fungerer avfallssortering her i byen?

Alle får personlig velkomstbrev

Spørsmålene er mange og det kan ofte ta både tid og krefter og finne svar på alle spørsmålene en måtte ha når en skal bosette seg i Oslo. Nå har Oslo kommune gjort oppgaven for nyinnflyttede lettere. Melder du flytting til hovedstaden får du automatisk en tilpasset velkomstmail.

— Siden rett før sommerferien har vi sendt ut 7.500 digitale velkomstbrev. Responsen på disse har vært veldig positiv. De fleste av dem som mottar brevet er svært fornøyde med at de finner mye informasjon lett tilgjengelig, sier Torbjørn Moen i byrådsavdelingen for finans til VårtOslo.

Idèen bak prosjektet, som har fått navnet "Ny i byen", er å skape en så tilpasset velkomstmail som overhodet mulig for hver enkelt husstand. Gjennom å hente ut informasjon fra kommunale og statlige registre, samt annen relevant informasjon, er drømmen å kunne skreddersy velkomstmailen for hver enkelt.

— I tillegg til å formidle generell informasjon til de som flytter til byen, håper vi i framtiden også å kunne bruke denne plattformen vi her har skapt til å knytte den opp mot spesielle livshendelser. Tanken er at når det nærmer seg for eksempel barnehagestart for et av barna i huset at man kan få all informasjon og søknad elektronisk tilgjengelig, forteller Moen.

En liten bit av en ny digital hverdag

Prosjektet med en digital velkomsthilsen er bare ett av prosjektene det arbeides med i byrdåsavdeling for finans. Som et underbruk av byrådsavdeling for finans samles digitaliseringsarbeidet i Oslo Origo, som skal stå i spissen for å skape kommunens digitale hverdag i framtiden. "Ny i byen" er i så måte bare en liten brikke i et stort spill.

— Vi tar hele tiden små skritt mot en mer og mer digitalisert hverdag også i kommunen. Hittil i år har vi lansert 44 små og litt større digitale løsninger som skal være med på å gjøre hverdagen for Oslos innbyggere både enklere og mer digital, forteller Ingvild Sundby.

I framtiden er drømmen at du vil kunne fylle ut alle kommunale søknadsskjema på nett. Penn og papir vil dermed bli historie i søknadsprosessen. Illustrasjonsfoto: Pixabay.com
I framtiden er drømmen at du vil kunne fylle ut alle kommunale søknadsskjema på nett. Penn og papir vil dermed bli historie i søknadsprosessen. Illustrasjonsfoto: Pixabay.com

Gjennom prosjektet har kommunen nå samlet innsatsen rundt digitaliseringen av kommunen. Dette for å fokusere på at kommunens utvikling mot å bli mer og mer digital skal bli bedre bedre ivaretatt. Prosjektet er delt i to.

ORIGO.digi skal knytte dagens eksisterende datasystemer sammen og og sørge for at det etableres en felles tjenesteplattform for alle kommunens etater og virksomheter. I tillegg skal digi også legge til rette for mer eksperimentelle måter  å jobbe fram nye kommunale tjenester på.

ORIGO.folk skal jobbe med kulturendring og sørge for at kommunens ansatte begynner å tenke mer digitalt og mer helhetlig.

Vil heller ha prosjekter enn store utredninger

På toppen av den digitale utviklingspyramiden i Oslo sitter finansbyråd Robert Steen (Ap). Det er Steen som har ansvaret for å utarbeide kommunens nye visjoner og strategi rundt den pågående digitaliseringen.  Finansbyråden er klar på at han mye heller ser at prosjekter som "Ny i byen" leder an utviklingen enn store offentlige utredninger.

Finansbyråd Robert Steen (Ap) mener det er viktig at Oslo kommune er i helt i front av den teknologiske utviklingen vi ser i dag. Foto: Arnsten Linstad
Finansbyråd Robert Steen (Ap) mener det er viktig at Oslo kommune er i helt i front av den teknologiske utviklingen vi ser i dag. Foto: Arnsten Linstad

— Når en ser hvordan det offentlige tilnærmer seg spørsmålet om digitalisering ser vi gjerne at det ender i lange utredninger som i svært liten grad brukes. Sånn skal vi ikke gjøre det her i Oslo. Da har jeg mer tro på at vi skal gå opp veien via prosjekter som "Ny i byen", understreker finansbyråd Robert Steen.

Han peker på hvor viktig det har blitt å sørge for at kommunene er tilstede på digitale plattformer. Steen mener behovet for dette bare vil bli større og større i framtiden.

— I tidligere generasjoner gikk mye av erfarings- og kunnskapsutvekslingen via familien. Slik er det ikke lengre. Derfor er det så viktig at vi som kommune utvikler våre tjenester i tråd med tiden, slik at vi kan møte den etterspørselen som vil finnes der ute for digitale løsninger i framtiden, mener finansbyråden.

— Oslo skal være helt i front av utviklingen

Trodde du finansbyråden bare var opptatt av inntekter og utgifter må du tro igjen. Dagens mann i pengebingen, Robert Steen, er levende opptatt av din og min digitale hverdag. Ikke minst brenner han for at Oslo kommune skal være i førersetet når det gjelder å kunne tilby digitale løsninger på innbyggernes behov.

— Oslo kommune må gjennom en radikal digital transformasjon for å speile den teknologiske utviklingen ellers i samfunnet. Vi skal bort fra dagens tungrodde søknads- og saksbehandlingsrutiner. Det skal ikke være nødvendig å oppgi den samme informasjonen flere ganger. Vi skal være smarte og bruke teknologi for å jobbe mer samlet og tilby innbyggerne enklere og bedre kommunale tjenester, sier Steen.

Historien om Tim

For å kunne lykkes med å møte framtidens digitale utfordringer har Steen og hans medarbeidere utviklet en digital strategi. Gjennom figuren Tim ser de framtidens behov gjennom øynene til den animerte 11-åringen.

— Historien om Tim er  en fremtidsvisjon som viser hvordan Oslo kommune skal bruke teknologi for å skape en bedre hverdag for innbyggerne. Verken Tim eller familien hans trenger å bry seg om hvordan det offentlige er organisert. De forholder seg til én samlet kommune, og mottar de tjenestene de trenger, når de trenger dem. Enten det er i barnehagen, på skolen, når de skal bygge på huset eller når de blir gamle og trenger litt hjelp i hjemmet. Kommunen er hele tiden i forkant og foreslår løsninger før problemene oppstår. Målet til Oslo kommune er å realisere historien om Tim, smiler en engasjert byråd.

Tim har allerede rukket å bli kjendis. Bergen kommune har adoptert Tim og Kreftforeningen har også hengt seg på. Etter dette intervjuet tok finansbyråden Tim under armen og stakk på besøk til NAV.

— Jeg håper også NAV vil finne på å adoptere Tim og tankene vi har bak digitaliseringsprosjektet vårt, avslutter en håpefull Steen.