Bakgrunnssjekk av ansatte: Hvordan balansere personvern og sikkerhet
Å sikre en optimal ansettelsesprosess innebærer en hårfin balanse mellom å utføre omfattende bakgrunnssjekker og respektere personvernet. Denne balansen er ikke bare etisk viktig, men også nødvendig av juridiske grunner.
Denne balansegangen er viktig både for å bevare virksomhetens omdømme og for å tiltrekke gode kandidater.
Forståelse av personvern og sikkerhet
Når en arbeidsgiver gjør bakgrunnssjekker, er det viktig å behandle informasjonen på en trygg måte.
For at dette skal gjøres riktig, må regler som GDPR følges. Da vil arbeidsgivere få tydelige retningslinjer for hvordan de skal håndtere personopplysninger på riktig måte.
Når bedrifter har tydelige og rettferdige rutiner for ansettelser, unngår de ikke bare problemer med overtredelse av lovverket. De viser også at de tar vare på folk og bygger et godt omdømme. Dette kan gjøre at flere dyktige søkere vil jobbe der, fordi de ser at bedriften er ansvarlig og behandler ansatte bra.
En moderne varslingskanal gjør det enklere for ansatte og kandidater å si ifra om eventuelle brudd på regler eller etikk, og dette vil styrke bedriftens rykte.
Praktiske tips for å balansere personvern og sikkerhet
Praktisk implementering av bakgrunnssjekker i samsvar med personvern
Det første praktiske trinnet i å administrere bakgrunnssjekker effektivt er å sikre at informasjonsinnsamlingen er relevant og presis. Arbeidsgivere må ha klare retningslinjer som definerer omfanget og grensen for bakgrunnssjekker, og sikrer at det kun innhentes relevant, jobbrelatert informasjon fra kandidatene. Ved å ta i bruk et "minimums"-prinsipp kan organisasjoner forsikre kandidater om at deres personvern respekteres og at kun viktige og essensielle data for ansettelsesprosessen samles inn og granskes.
Sikkerhet og oppbevaring
Så snart informasjonen er samlet inn, blir det viktig å ivareta sikkerheten. En bør ha klare retningslinjer for oppbevaring av data. Disse må definere hvor lenge dataene skal oppbevares, når og hvordan og når de vil slettes.
Å sørge for at avhending av data er i samsvar med personvernlovgivningen, signaliserer til kandidatene om at informasjonen deres håndteres på en ansvarlig måte.
Innhenting av informert samtykke fra kandidater før igangsetting av bakgrunnssjekker er et lovkrav og en etisk praksis som sørger for å gi fullmakt. Dette innebærer tydelig dokumentasjon som belyser hva kandidaten samtykker til, og dermed gir dem kontroll over sine personlige opplysninger og etablerer tillit mellom dem og organisasjonen.
I tillegg til å sikre trygg oppbevaring og sletting av data, bør bedriften også ha en varslingskanal på plass.
Teknologiens rolle i bakgrunnssjekker
Ved å utnytte teknologien kan man sikre dataene. Bruk sikre og krypterte lagringsløsninger samt plattformer som Manymore til å utføre bakgrunnssjekker og integrasjoner med verktøy som bidrar til å overholde personvern.
Fremtidige utfordringer og trender
Når bedrifter følger reglene, tar hensyn til etikk og bruker gode rutiner, kan de unngå juridiske konsekvenser eller skader på sitt omdømme. Samtidig viser de at de respekterer privatlivet til de ansatte og tar personvern på alvor.
Konklusjon
Alle ønsker å ansette kvalifiserte personer som også har rent rulleblad. Samtidig så må det utføres innenfor sikre rammeverk slik at det respekterer personvernet til de som blir sjekket.
Ved å bruke verktøy som Manymore kan arbeidsgivere balansere hensynet til sikkerhet og personvern. Dermed kan både ansatte og arbeidsgivere føle seg trygge.
