Etter først å ha grovsortert dagens post  må Shamaal Al-Obaidi finne ut hvem saken gjelder, hvor den skal og skrive ut førsteside for skanning. Foto: Kyrre Sonstad Seim
Etter først å ha grovsortert dagens post må Shamaal Al-Obaidi finne ut hvem saken gjelder, hvor den skal og skrive ut førsteside for skanning. Foto: Kyrre Sonstad Seim

Her er NAV-kontoret som utelukkende skanner pensjonssøknader

Publisert Sist oppdatert

Generalistenes tid er for lengst over i NAV. Ved NAV Familie- og pensjonsytelser på Brynseng jobber 26 ansatte som skanner alle søknader om pensjon.

En bussjåfør er sjåfør på bussen, det forstår alle. En operasanger synger i operaen og en renholder holder rent. Like lett er det ikke å forstå hva en som arbeider hos NAV Familie og pensjonsytelser Oslo 2 på Brynseng gjør.

De arbeider med post- og skannertjenester for pensjonsytelser fra NAV pluss og har en del oppgaver med post og skanning i bidragsområdet, får vi vite. Fortsatt forvirret? Det er disse folkene som sørger for at din søknad om pensjon kommer fram til rett saksbehandler. Disse folkene er spesialister på å holde orden i papirene.

Papirposten krever manuell behandling

Fortsatt kommer en del av søknadene til NAV på papir. Disse søknadene må behandles manuelt før de skannes. NAV Familie- og pensjonsytelser Oslo 2 har 26 ansatte. Disse står på for å få nettopp din pensjonssøknad gjennom systemet. Har du glemt å signere eller levert et dårlig lesbart dokument, så går ikke søknaden i søpla. Du får en ny sjanse.

— Jobben vår er kort fortalt å få riktig dokument til rett person så raskt som mulig. Sakene må kobles til rett person, riktig forside til riktig sak. Når jobben blir gjort riktig første gang går saksbehandlingen så mye lettere, sier seksjonsjef Ove Hildrum

Seksjonsjef Ove Hildrum. Foto: Kyrre Snogstad Seim
Seksjonsjef Ove Hildrum. Foto: Kyrre Snogstad Seim

Hildrum har jobbet her siden opprettelsen i 2008. Fungerende avdelingsdirektør, Inger Marie Holtedahl har vært her siden 2009.

De holder orden i papirene

— De fleste har arbeidet her i mange år. Det er veldig stabil arbeidskraft. De sitter med mye kompetanse om hvordan arbeidet må utføres, og de har erfaring med å finne ut av dokumenter som har mangler eller ikke følger normalen. Vi har et skikkelig multikulturelt arbeidsmiljø, som vi er stolte av. Med respekt og folkeskikk og innrømmelse av at vi er forskjellige kommer man langt, sier Hildrum og Holtedahl.

8600 pensjons- og bidragsdokumenter kommer som fysisk post ukentlig, posten må sorteres manuelt, og den gir i alt 440 000 skannede dokumenter årlig. Alle søknader må følge riktig sak. Det kreves mye kompetanse i å ikke få surr i papirene for å få dette til.

Digitale alderspensjonister

Likevel er dette kun fem prosent av alle skanninger hos NAV. En forsvinnende liten del. NETS, den gamle Bankenes Betalingssentral, skanner resten.

— Vi har åtte personer som jobber med kvalitetskontroll av NETS på vegne av NAV. Flere og flere søknader kommer digitalt. Alderspensjon, som vi kanskje tenker at vil henge etter, ligger på over 70 prosent digitale søknader. Pensjonistene er ganske flinke med digitale medier, forteller Hildrum.

Hoveddelen av de ansatte har arbeidet her i mange år. Pelin Binici er en av dem. Hun har ti års erfaring med å sjekke innkomne dokumenter fra utlandet.

Det er skrevet store ord på veggen der Pelin Binici arbeider, kanskje med en søknad fra deg? Foto: Kyrre Songstad Seim
Det er skrevet store ord på veggen der Pelin Binici arbeider, kanskje med en søknad fra deg? Foto: Kyrre Songstad Seim

— Det kan være mangler på 10 prosent av sakene vi får inn. I den saken jeg jobber med nå, mangler både navn og fødselsnummer på personen som har søkt. Det blir ikke lett å få noen utbetaling på den, smiler Binici.

Hun sjekker om alt er med og hvilken stønad det gjelder. En del av det som kommer til NAV fra utlandet kan ikke leveres digitalt. Det har blant annet med sikkerhet å gjøre. Da kommer dokumentene som papirpost og må skannes dokumentene her.

Alle skjemaer er ikke like gode

— Vi får inn saker fra saksbehandlere i NAV hvor det er skannet feil eller det er dårlig lesbarhet. Det kan være dårlig oppløsning, det kan være bilag som mangler eller kanskje det mangler en signatur. Saksbehandlere sender til Fagpostteamet vårt, og de retter opp ved å skanne på en bedre måte, forklarer Hildrum.

NETS skanner ca. 30 000-40 000 dokumenter hver dag. Siden oppstarten i 2011 har de passert totalt 5 millioner dokumenter. Fagpostteamet mottar rundt 100 oppgaver daglig som de må rette opp i. Åtte personer i fagpostteamet gjør dette.

— Vi må hele tiden lære av egne feil for å være gode i jobben. Vi oppdager også om det er et skjema som ikke er godt nok. Da oppstår det feil som vi må rette. Det er ikke alle som har like god språkforståelse, og det er folk som sliter med å lese og skrive. Disse må også forstå skjemaet, sier Hildrum.